Défis

Avec 34 000 employés au Royaume-Uni répartis sur 1 850 sites, l'équipe de Sodexo offre des services (de portage, sécurité et nettoyage) dans les cinq hôpitaux de la Manchester University NHS Foundation Trust. C’est là qu'il fallait à Sodexo une solution améliorée de gestion des heures de présence et de planification des horaires, pour mieux planifier et enregistrer le placement des bonnes personnes aux bons endroits et aux bons coûts, afin de respecter les normes strictes du NHS.


Sodexo avait besoin d'une solution capable :

  • D’améliorer l’efficacité de la planification des horaires pour atteindre les objectifs de la liste du NHS et éviter ainsi les pénalités
  • D’améliorer la précision de la planification des horaires
  • De réduire le temps passé par les managers à faire les plannings à la main
  • D’enregistrer avec précision les heures travaillées pour améliorer la procédure de paie
  • De réduire les coûts de main-d'œuvre
  • De gérer correctement les arrêts maladie et les absences en vue de réduire les absences imprévues
« Lorsque nos employés estiment que leur travail est mieux organisé et plus efficace, ils se sentent beaucoup mieux. C’est une corrélation très simple, mais importante ».

Sue Prince
Directeur des processus professionnels

Solutions

Sodexo a travaillé en partenariat avec Kronos pour mettre en place une solution de gestion des heures de présence dans les hôpitaux du centre de Manchester avec des terminaux biométriques InTouch. La planification des horaires a ensuite été déployée pour que les bonnes personnes soient au bon endroit au bon moment, permettant aux responsables de gérer le moment présent à partir d'un seul endroit, avec un seul affichage.

Heures de présence

  • Tous les employés utilisent des terminaux biométriques pour pointer, ce qui évite de perdre du temps à chercher un responsable pour signer une feuille de présence
  • Les informations concernant les absences sont mises en évidence, ce qui permet aux managers d’intervenir le plus tôt possible
  • Les retards peuvent être gérés efficacement
  • L’enregistrement précis des heures de travail a réduit le volume de traitement des factures et de gestion des salaires

La planification des employés

  • Permet de créer rapidement et efficacement des horaires de travail
  • Veille à ce que les bons employés soient affectés au bon poste au bon moment
  • Améliore la précision de la planification
  • Permet aux managers d’envisager des moyens moins coûteux de respecter les niveaux de service, en évitant par exemple les heures supplémentaires inutiles
  • Envoie des avertissements précis sur les manques de compétences, ce qui permet aux managers de trouver efficacement des remplaçants
  • Permet de prévoir et de connaître la rotation des employés six semaines à l’avance
  • Met en évidence les employés qui souhaitent effectuer des heures supplémentaires

Résultats

La solution de gestion des effectifs de Sodexo a généré d’importants avantages. Grâce à une meilleure planification, la diminution des heures supplémentaires majorées a permis d'économiser 44 000 £ par an, soit une réduction de 14 %. En ce qui concerne le commerce de détail, cette meilleure planification a permis de réaliser une économie de 6 % sur 60 000 £. Les horaires sont devenus plus précis : de 25 à 30 % à seulement 2 à 4 %, dépassant ainsi l'objectif fixé à 7 %. Les responsables gagnent ainsi plus de trois heures par semaine – qu’ils passaient à attribuer manuellement les tâches –, soit l’équivalent de deux employés temps plein. Ils parviennent également à respecter les niveaux de service de manière plus rentable. L'enregistrement précis des horaires de travail a permis de réduire le nombre de factures hebdomadaires des entrepreneurs de 250 à 15, soit une réduction de 94 % sur le traitement des factures. L’équipe de l’administration centrale de Sodexo a gagné un temps considérable puisque le volume de factures à transmettre à son client a ainsi été réduit. Les arrêts maladie de courte durée ont diminué de 5,24 %, générant une économie annuelle d'environ 31 000 £. De plus, l'engagement des employés s'est considérablement amélioré.

HEURES SUPPLÉMENTAIRES
MAJORÉES

réduites de
plus de 14 %

PRÉCISION DES HORAIRES
AMÉLIORÉES

exceptions réduites de 25-30 % à 2-4 %
dépassant largement l'objectif des 7 %